Belgelendirme Müracaatı
Belgelendirme için müracaatlar, Belgelendirme Müracaat Formu ile şahsen veya elektronik ortamda (faks, e-mail veya ODAK BELGELENDİRME web sitesi üzerinden) alınır.
Belgelendirme için başvuran kuruluşun, farklı tüzel kişiliğe sahip tesisleri için yaptığı müracaatlarda, ayrı ayrı Belgelendirme Müracaat Formu doldurulur.

Müracaatların Gözden Geçirilmesi
Yapılan müracaat, gözden geçirilir ve uygunsa onaylanır.
Bu gözden geçirme sırasında, eğer kuruluşun EA ve NACE kodlarına uygun denetçi, teknik uzman veya belgelendirme kararında görev alacak personel mevcut değilse, bu personel ve sahip olmaları gereken yeterlilik belirlenerek temini sağlanır.
Yapılan gözden geçirme ve onay sonucunda ilgili kuruluşa teklif verilir.

Sözleşme Yapılması
Belgelendirme müracaatının kesinleştirilmesinden sonra, Belgelendirme Sözleşmesi hazırlanır ve karşılıklı imzalanır.

Transfer Müracaatı
Akredite belgelerin transferi, belgelerin IAF ve MLA üyesi bir akreditasyon altında olması durumunda gerçekleştirilir.
Askıya alınan veya askıya alınma tehlikesi içindeki kuruluşların transfer müracaatları kabul edilmez.
Transfer müracaatlarının alınması, gözden geçirilmesi ve kesinleştirilmesi ile sözleşme yapılmasında, yeni belgelendirme müracaatlarındaki yöntem uygulanır.

Kapsam Değişikliği Müracaatı
Kapsam genişletme için verilen teklifi kabul eden kuruluşda, kapsam genişletme denetimi planlanır ve gerçekleştirilir.

Adres Değişikliği Müracaatı
Kuruluşların adres değişikliği müracaatı yaptığı durumlarda, adres değişikliği denetimi planlanır.

Denetimlerin Planlanması
Denetimler, başvuruların kabulü ve ileri aşamalarda, denetimin mahiyetine göre planlanlanır. Bu aşamada müşteri kuruluşun çalışan sayısı, yapısı, denetçi ve teknik uzman havuzu dikkate alınarak planlama gerçekleştirilir.

Değerlendirme
Denetim Ekibinin hazırladığı rapor son karar olmayıp, Belgelendirme Komitesine görüş niteliğindedir.
Denetim sonrası değerlendirmelerin tamamlanmasını takiben belgenin yayınlanması veya geçerliliğinin devamı konusunda gereken kararlar alınır.
Belge verilmesine ilişkin olumsuz karar veya belgenin kullanımına engel bir durum tespiti sonrası, ilgili kuruluştan, söz konusu sebepleri ortadan kaldırması ve takip denetimi talebinde bulunması için, yazılı olarak başvurması istenir.

Belgenin Düzenlenmesi
İlk belgelendirme, takip ve transfer sebebiyle yapılan denetimler sonrası, belgeler düzenlenir. Belgenin düzenlenme süresi, normal şartlarda, ortalama (1) bir haftadır.
Kuruluşun belgesi, düzenlenen faturanın kuruluş tarafından ödenmesini takiben, kargo aracılığı ile gönderilir veya imza karşılığı elden teslim edilir.

Belgelendirmenin Sürdürülmesi
ODAK BELGELENDİRME, müşterinin yönetim sistemi standardı şartlarını yerine getirmeye devam ettiğini göstermesini esas alarak belgelendirmeyi sürdürür.

Belgelendirmenin Askıya Alınması
Belgelendirme, aşağıdaki şartların oluşması durumunda, (6) altı ayı aşmamak kaydı ile askıya alınır:

Belgelendirilmiş müşterinin gözetim veya yeniden belgelendirme denetimlerinin gerekli sıklıkta yapılmasına izin vermemesi,
Müşterinin belgelendirilmiş yönetim sisteminin, sürekli ya da ciddi olarak, yönetim sistemi etkinliği şartlarını da içeren belgelendirme şartlarını karşılayamaması,
Belgelendirilmiş müşterinin gönüllü olarak geçici askıya alma talebinde bulunması.
Denetimlerde tespit edilen uygunsuzlukların, belirlenmiş sürelerde giderilmemesi,
Belgelendirme kurallarına uyulmaması,
Denetim ücretlerinin ödenmemesi.

Belgenin Askı Halinin Kaldırılması
Belgesi askıya alınan kuruluşların, askıya alma gerekçelerinin ortadan kaldırıldığını yazılı olarak ODAK BELGELENDİRME'ye bildirmeleri durumunda, teyit amacı ile ODAK BELGELENDİRME tarafından kuruluşta bir denetim gerçekleştirilir ve faaliyet yeterli görülürse askıya alma işlemi kaldırılır.

Belgelendirmenin Geri Çekilmesi
Belge aşağıdaki durumlarda geri çekilir:

Kuruluşun talebi,
Kuruluşun iflası veya belge kapsamındaki faaliyetine son vermesi,
Kuruluşa ait tüzel kişiliğin değişmesi,
Kuruluşun askıya alma şartlarını kabul etmemesi,
Kuruluşun askıya alma gerekçelerini ortadan kaldırmaması,
Kuruluşun, askı süresi sonunda takip denetimi yapılabilmesi için teyit vermemesi,
Askı halinin kaldırılması için gerçekleştirilen takip denetimlerinde, belirlenen uygunsuzlukların öngörülen sürelerde kapatılmaması,
Kuruluşun belgeyi, belge kapsamında belirtilen ürün veya hizmetten farklı alanlarda, yanıltıcı ve haksız kullanması,
Kuruluşun belgede belirtilen tesis adresinde bulunamaması,
Kuruluşun belge ve ekleri üzerinde tahrifat yapması sonucu,
Kuruluşun gözetim denetimini kabul etmemesi sonucu.